บทที่ 6 ระบบสารสนเทศสำหรับการปฎิบัติงานทางธุรกิจ

สรุป บทที่ 6 

ระบบสารสนเทศสำหรับการปฎิบัติงานทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมให้ทั้งองค์การสามารถประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร โดยสามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้

           

 ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)

เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชีจะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ

1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System)

จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนในข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้

           

2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System)

เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ

3. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังนี้  

1. การพยากรณ์ (Forecast)

คือการศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

 2. การจัดการด้านการเงิน (Financial Management)

คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน 

3. การควบคุมทางการเงิน (Financial Control)

เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมทางการเงินของธุรกิจจะจำแนกได้ 2 ประเภท คือ

3.1 การควบคุมภายใน (Internal Control)

3.2 การควบคุมภายนอก (External Control)

3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)

ระบบสารสนเทศทางการตลาด จะประกอบด้วยระบบหน่อย ซึ่งแบ่งตามหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

1. ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย จะประกอบด้วย

1.1 ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการขาย จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของฝ่ายข่าย เพื่อให้การขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ระบบต้องการอาจะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะทำการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาต่าง ๆ

1.2 ระบบสารสนเทศสำหรับวิเคราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกำไรหรือขาดทุนของผลิตภัณฑ์ ความสามารถของพนักงานขาย ยอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้มการเติมโตของสินค้า

1.3 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบของการซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ เพื่อธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ           

2. ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด จะประกอบด้วย

2.1 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต่างกับการวิเคราะห์ลูกค้าตรงที่ว่าการวิจัยลูกค้าจะมีขอบเขตของการใช้สารสนเทสกว้างกว่าการวิเคราะห์ลูกค้า โดยการวิจัยลูกค้าจะต้องทราบสารสนเทศที่เกี่ยวกับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงิน การดำเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยม และพฤติกรรมการบริโภค

2.2 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด การวิจัยตลาดจะให้ความสำคัญกับการหา

ขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่จะนำออกจำหน่วย ซึ่งอาจจะครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว สารสนเทศที่จำเป็นที่ต้องการของการวิจัยตลาดคือ สภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ชนิดเดี่ยวกันในตลาด รวมทั้งภาวะการแข่งขันของผลิตภัณฑ์         

3. ระบบสารสนเทศสำหรับการส่งเสริมการขาย

เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับแผนงานทางด้านการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการขาย เพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่งตลาดให้สูงขึ้น สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของสินค้าทุกชนิดในบริษัท เพื่อให้รู้ว่าสินค้าตัวใดต้องทำการวางแผนการส่งเสริมการขายอย่างไร        

4. ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ

เป็นระบบที่วิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ลักษณะและความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าแต่ยังไม่มีตลาด สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดี่ยวกันในอดีต

5. ระบบสารสนเทศสำหรับการพยากรณ์การขาย

เป็นระบบที่ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทำไรจากสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของบริษัท ซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกำลังคน และงบประมารที่จะใช้เกี่ยวกับการขาย โดยสารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แข่งขัน สภาวะการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา          

6. ระบบสารสนเทศสำหรับการวางแผนกำไร

เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศต้องการคือ สารสนเทศจากการวิจัยตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แข่งขัน การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา

7. ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดราคา

การกำหนดราคาทางการตลาด จะต้องคำนึงถึง ความต้องการของลูกค้า คู่แข่งขัน กำลังซื้อของลูกค้า โดยปกติแล้วราคาสินค้าจะตั้งราคาจากต้นทุนรวมกับร้อยละของกำไรที่ต้องการ สารสนเทศที่ต้องการคือ ตัวเลขกำไรของผลิตภัณฑ์ในอดีต เพื่อทำการปรับปรุงให้ได้สัดส่วนของกำไรที่ต้องการ

8. ระบบสารสนเทศสำหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย

การควบคุมค่าใช้จ่าย สามารถควบคุมได้โดยดูจากรายงานของผลการทำกำไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการขายรวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าส่วนแบ่งการขาย

4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (Production and Operations Information System)

ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ ผู้ผลิตสามารถพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไปตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม

 5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)

หรือที่เรียกว่า HRIS หรือระบบสารสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (Personnel

Information System) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผนการจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินงานการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกดประสิทธิภาพ โดยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

1. ข้อมูลตัวบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบ ด้วยประวัติ เงินเดือน และสวัสดิการ

 2. ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล

 3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิด ที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน ฯลฯ

แหล่งที่มาhttps://mikekomson.wordpress.com/

แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 6

1. ทำไมแนวโน้มของระบบสารสนเทศ จึงมีการนำไปสนับสนุนงานธุรกิจหลายด้าน

ตอบ เพื่อแก้ปัญหาและสร้างโอกาสในธุรกิจและผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจพื้นฐานระบบสารสนเทศ สามารถสนองความต้องการการใช้งานด้านธุรกิจได้

2. ทำไมระบบการตลาดปัจจุบัน จึงเปลี่ยนมาเป็นการใช้งานบนอินเทอร์เน็ต จงอธิบาย

ตอบ การตลาดทำหน้าที่สำคัญในการจัดการธุรกิจการค้า องค์ธุรกิจจะต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น เพื่อช่วยในการทำงานด้านการตลาดที่สำคัญในอันที่จะต้องเผชิญหน้ากับสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

3. จงยกตัวอย่างของบริษัทที่นำระบบสารสนเทศเข้าไปช่วยทางธุรกิจ

ตอบ บริษัท Gulf States Paper Corporation

4. ระบบการขายในสำนักงานอัตโนมัติ มีผลกระทบต่อพนักงานขาย พนักงานฝ่ายบริหารการตลาด และฝ่ายจัดทำเรื่องการแข่งขันอย่างไร

ตอบ การเพิ่มจำนวนขึ้นของคอมพิวเตอร์และเครือข่ายทำให้เกิดปัจจัยพื้นฐานสำหรับแรงขับเคลื่อนการขายอัตโนมัติ ในหลายๆบริษัท ใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก เว็บบราวเซอร์และซอฟแวร์ด้านการจัดการติดต่อการขายเป็นเครื่องมือที่จะเชื่อมต่อกับเว็บไซท์การตลาดบนอินเทอร์เน็ต เอ็กซ์ทราเน็ตและอินทราเน็ตของบริษัท

5. ระบบอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต สามารถนำมาช่วยในการทำงานร่วมกันในกระบวนการผลิตได้อย่างไร

ตอบ กระบวนการผลิตเหมือนกับคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานวิศวกรรมและการออกแบบ การควบคุมการผลิต ตารางการผลิต และการบริหารด้านการจัดหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการความร่วมมือ การเพิ่มในเรื่องการใช้อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ตและเครือข่ายอื่นๆเพื่อเชื่อโยงกับสถานีงาน

6. ระบบอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต ช่วยสนับสนุนด้านการการจัดการเรื่องทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างไร ยกตัวอย่างมาอย่างละ 3 ตัวอย่าง

ตอบ  อินเทอร์เน็ต เช่น ระบบออนไลน์ของ HRM ได้เกี่ยวข้องกับการจัดหาลูกจ้างผ่านเว็บไซท์ของแผนกจัดหาลูกจ้างของบริษัท ใช้บริการและฐานข้อมูลของบริษัทจัดหางานบนเว็บ การประกาศผ่านกลุ่มข่าวบนอินเทอร์เน็ตและสื่อสารกับผู้สมัครงานผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ - อินทราเน็ต เช่น การให้บริการตัวเองของลูกจ้างจะช่วยให้พนักงานได้เห็นรายงานด้านผลประโยชน์และค่าใช้จ่าย ข้อมูลด้านการจ้างงานและเงินเดือน สามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศส่วนบุคคลให้เป็นปัจจุบัน

7. เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ด้านการบัญชี และการเงินอย่างไร อธิบาย

ตอบ ระบบคอมพิวเตอร์ด้านการบัญชีจะทำการบันทึกและรายงานการไหลเวียนของเงินทุนภายในองค์กรในเรื่องที่สำคัญในอดีตและผลิตรายการด้านการเงิน ส่วนระบบสารสนเทศด้านการเงินสนับสนุนผู้จัดการฝ่ายการเงินในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัท เป็นต้น

8. ถ้านักศึกษาเป็นเจ้าของธุรกิจ เป็นผู้บริหารหรือเป็นผู้ประกอบการทางธุรกิจเอง นักศึกษาคิดที่จะนำเอาระบบสาระสนเทศมาใช้หรือไม่ เพราะเหตุใด จงให้เหตุผล

ตอบ ใช้ เพราะระบบสารสนเทศสามารถที่จะช่วยให้ธุรกิจของเราไปอย่างได้ง่ายขึ้น สะดวกในการบริหารงานมากขึ้น ยิ่งในเรื่องของระบบสารสนเทศด้านบัญชีที่ช่วยในเรื่องของระบบบัญชีออนไลน์ที่ช่วยในเรื่องของกระบวนการสั่งซื้อ การควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น

                                                                           แหล่งที่มา Sukanya

กรณีศึกษา

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ของบริษัทเงินทุน Fidelity

1. ข้อดีและข้อเสียของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) มีอะไรบ้าง

ตอบ  ข้อดีของ EIS คือ

                         1. ผู้บริหารสามารถรับข้อมูลปฏิบัติการผ่านระบบคอมพิวเตอร์จากระบบฐานข้อมูลได้  

                         2. ช่วยเพิ่มศักยภาพด้านการแข่งขันในตลาดการเงิน

                         3. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ 

                         4. มีการกรองข้อมูลทำให้ประหยัดเวลา

ข้อเสียของ EIS คือ

                         1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน

                         2. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ 

                         3. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้ 

                         4. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

2. เหตุใดการออกแบบระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) จึงเป็นการยากมากสำหรับบริษัทเงินทุน Fidelity

ตอบ เพราะในการออกแบบระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารนั้น ทำให้บริษัทเงินทุน Fidelity ต้องบริหารกิจการเงินทุนที่มีมูลค่ามาก และต้องซื้ออุปกรณ์ที่ทันสมัยในราคาสูงเพื่อคุณภาพที่ดี

3. ท่านคิดว่าระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ของบริษัทเงินทุน Fidelity จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันได้อย่างไร

ตอบ สามารถช่วยให้การบริการนั้นเป็นไปในทางที่ง่ายมีข้อมูลที่สมบูรณ์ทัน เหตุการณ์ และสามารถปรับตัวการเปลี่ยนแปลงตลอดหุ้นให้รวดเร็วยิ่งขึ้นอันเป็นประโยชน์ ในภาคการบริหารด้านการเงิน